Els protocols notarials, que contenen les actes de compra – venda, els inventaris i els testaments dels ciutadans, és una font documental de suma importància pel normal desenvolupament de la vida econòmica i social de la població. Prescindir d’aquesta documentació suposa la pèrdua de la memòria històrica, social i econòmica dels país.
La política borbònica, amb la seva ànsia centralitzadora, va emetre una R. O. per la qual S. M. la Reina Governadora concedia a la localitat de Maó, esdevinguda cap polític de Menorca, poder establir un ARXIU PÚBLIC de Protocols.
Ciutadella, assabentada d’aquella ordenança, i tement la pèrdua del seu patrimoni arxivístic, va sol·licitar a S. M. (18 agost 1835) poder tenir un altre Arxiu Públic de protocols, essent cap de partit, argumentant els inconvenients que es produirien en tenir d’acudir a Maó per la consulta i còpia dels documents públics necessaris. Una petició que fou desestimada el 4 de setembre de 1835.
El Batlle de Ciutadella, D. Bartomeu Sintes, estants extingits els convents d’agustins i franciscans, va demanar (7 gener de 1836) poder unir les tres biblioteques de Sant Francesc, Ntra Sra del Toro i de Sant Agustí en una sola biblioteca “en beneficio de la instrucción y la enseñanza pública”. Poc temps després, el batlle D. Jaime Ladron de Guevara, en el mes d’agost de 1840, va fer una petició semblant a la Superioritat, assabentant que l’Ajuntament de Maó havia aconseguit permís per obrir una Biblioteca Pública, en la qual s’hi havia de concentrar els llibres de tots els convents suprimits de l’Illa.
Una nova Ordenança (28 setembre 1840) manava el trasllat dels llibres del convent de Ntra. Sra. del Toro (de l’orde dels agustins) a Maó, en el cas de no haver-hi mitjans per poder traslladar els llibres a Ciutadella. El Consistori va comissionar als Srs. Sancho Sintes i D. Jaime Sastre per que els llibres fossin duts a Ciutadella i dipositats en el convent de S. Agustí, en mans del bibliotecari Rt. Sisto Rosas. (J. Cavaller : Alcaldes … Tomo I p. 101).
Aquell material bibliogràfic va permetre la creació de la Biblioteca Pública de Ciutadella (R. O. 2 maig de 1841).
La persona encarregada de confeccionar un Inventari dels Llibres conventuals fou D. Francisco Barceló; D. José Arguimbau qui traslladà els llibres de S. Francesc al convent de S. Agustí, local que havia estat destinat a Biblioteca, mentre D. Jaime Rosas va ser nomenat el seu bibliotecari.
El 9 de febrer de 1842 el Rt. Gabriel Saura va ser nomenat bibliotecari pel Governador de la Província, i la Biblioteca de Ciutadella va obrir les seves portes al públic el mes de juny de 1842.
La supressió del Jutjat de Primera instància de Ciutadella, en altre temps Batllia General, va ser un nou cop neguitós que va minvar el poder judicial de la ciutat. La institució guardava un important fons documental, que fou sol·licitat pel regidor Sr. Conde de Torre Saura (23 març 1850) amb la finalitat de retenir-lo i guardar-lo en la Biblioteca – Arxiu de Ciutadella.
La cessió feta pel Marquès d’Albranca de l’ex-convent de Sant Agustí al Bisbe de Menorca per crear un Seminari Conciliar, va modificar radicalment els plans del Consistori, ja que en ell s’hi havia projectat traslladar les Cases Consistorials en les seves dependències, ubicar les escoles d’ensenyament, l’hospital, la presó i un teatre, segons els plànols dissenyats, a corre cuita, pel farmacèutic Rafel Oleo i Quadrado.
La donació del ex-convent al bisbe va suposar haver de traslladar les escoles i hospital a l’ex-convent de S, Francesc, i deixar sense efecte la nova ubicació de les Cases Consistorials. Però la Biblioteca-Arxiu va romandre en S. Agustí, ara en poder de l’Església.
El Bisbat, coneixedor del valor cultural d’aquella Biblioteca va tenir bona cura d’ella. El rector del Seminari, Rt. Pere Nin, s’ocupà, no sols de millorar l’aspecte de l’edifici, sinó també de fer construir uns armaris on col·locar tota aquella riquesa documental i bibliogràfica.
La publicació d’una R. O. (21 novembre 1861) creava la Biblioteca Pública de Maó. Per dotar-la convenientment amb els llibres procedents dels convents suprimits de S, Francesc i del Carme (de Maó) i els que es trobaven en el convent de Sant Agustí de Ciutadella. De manera que el 27 de maig de 1862 una nova Ordenança exigia el trasllat dels llibres a Maó.
Els esforços del Sr. Martorell, batlle de Ciutadella, no foren suficients per retenir aquell ric llegat i molts dels registres i llibres passaren a la Biblioteca maonesa, on actualment es guarden.
L’Arxiu de Ciutadella, malgrat la seva riquesa documental no va ser gestionat amb eficàcia, o na va rebre el suport econòmic que requeria. Les continuades Obres i trasllats soferts per les Cases Consistorials foren, en gran manera, la causa de la pèrdua de part dels fons documental i bibliogràfic.
- Cavaller i Piris anota en els seus llibres que en el mes de gener de 1928 l’Arxiu fou barrejat i mesclat amb altres papers de rebuig. En els darrers trasllats de les Oficines Municipals, l’Arxiu va ser objecte d’una purga devastadora, que fou paralitzada gràcies a l’acció del Sr. Cavaller que va impedir que aquell ric Patrimoni fos destruït i venut a un drapaire.
